Политика «Предоставление персонального служебного автотранспорта и его использование сотрудниками ООО «Ромашка»

 

1. Назначение ПОлитики предоставления автотранспорта

Данный документ применяется ко всем видам служебного автотранспорта, используемого в ООО «Ромашка» и направлен на достижение следующих целей:

17. упорядочить процесс предоставления служебных транспортных средств сотрудникам ООО «Ромашка»;
17. закрепить нормы эксплуатации транспортных средств в ООО «Ромашка»;
17. определить источники финансирования транспортных расходов в ООО «Ромашка».

 

2. Цели Политики предоставления автотранспорта 

Данная Политика устанавливает основные принципы транспортного обеспечения и обслуживания сотрудников ООО «Ромашка» (далее – Общество) с целью своевременного предоставления служебных транспортных средств сотрудникам Обществу для использования в служебных целях.

3. ответственность и Область применения

Настоящий документ обязаны знать и использовать в работе следующие подразделения и должностные лица:

Таблица 1. Область применения

Наименование должности	Уровень
Акционер	Х
Генеральный директор	Х
Заместитель генерального директора	Х
	Х
Начальники отделов	Х
Сотрудники	Х

4. ВВОДИМЫЕ ОПРЕДЕЛЕНИЯ ТЕРМИНОВ

Таблица 2. Определение и перечень терминов

Наименование термина	Определение термина/роли
Служебное транспортное средство (Служебный автомобиль)	Транспортное средство, принадлежащее Обществу или третьим лицам, оплата расходов по которым осуществляется за счет средств бюджета Обществу.
Персональное транспортное средство (Персональный автомобиль)	Служебное транспортное средство, закрепленное на постоянной основе за сотрудником Обществу в должности не ниже ______________, не подлежащее передаче другим сотрудникам.
Транспортное средство, предназначенный для служебных целей (Автомобиль для служебных целей)	Служебное транспортное средство, предоставляемое любому работнику Обществу на основании служебной записки, для целей исполнения им своих служебных обязанностей.
ГСМ	Горюче-смазочные материалы

 

5. Порядок предоставления и режим использования СЛУЖЕБНых ТРАНСПОРТНЫХ СРЕДСТВ.

1. 1. Классы автомобилей, определенные для использования
      1. Для обслуживания сотрудников ______________ предоставляется персональный автомобиль ______________ класса (седан ______________ цвета) в соответствии с установленными настоящей политикой лимитами, на основании норм по обеспечению сотрудников Общества служебными транспортными средствам, а также норм связанных услуг (приложение 1).
      2. Для сотрудников ______________предоставляется автомобиль ______________ класса (седан ______________ цвета).
      3. Для обслуживания сотрудников ______________ – автомобили ______________ классов, предоставляемых по договорам автотранспортного обслуживания сторонними организациями.
      4. На время технического обслуживания или ремонта автомобиля, сотруднику предоставляется автомобиль, имеющийся в резерве ______________ Обществу, в соответствии с занимаемой должностью.

 

1. 2. Приобретение автомобилей

 

1. 1. 1. Автомобили приобретаются в собственность Обществу или в лизинг.
      2. Автомобили приобретаются только в официальных дилерских центрах.

 

1. 3. Страхование автомобилей

 

1. 1. 1. Каждый автомобиль, находящийся в собственности Обществу или приобретенный в лизинг, должен быть застрахован по  ______________ страховым полисам: обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств (ОСАГО) и добровольного страхования (КАСКО).
      2. В случае наступления страхового случая (дорожно-транспортное происшествие, угон, ущерб и т.д.), вызывается представитель страховой компании, сообщается в транспортный отдел Управления делами Обществу и вызывается сотрудник ГИБДД.
      3. При нарушении правил страхования автомобиля, ответственность по возмещению материального ущерба несет сотрудник, за которым закреплен автомобиль.

 

1. 4.   Режим использования персональных автомобилей

 

1. 1. 1. Для управления Персональным автомобилем предоставляются Персональные водители для сотрудников ______________. Режим работы Персональных водителей определяется должностным лицом, за которым закреплен автомобиль, с учетом норм трудового законодательства РФ.
      2. Почасовая нагрузка на водителей регулируется в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ.
      3. Сотрудники ______________ осуществляют управление Персональным автомобилем самостоятельно и отвечают за вождение, стоянку, хранение, заправку, мойку автомобиля.
      4. Не допускается передача Персонального автомобиля членам семьи и другим лицам.
      5. Командировка на Персональном автомобиле осуществляется только на основании служебной записки, с указанием периода командировки и маршрута, на расстояние не более ______________ км в одну сторону.
      6. Хранение Персональных автомобилей осуществляется на охраняемых стоянках или на территории Обществу. Оплата охраняемых стоянок осуществляется на основании первичных документов (договор, счет, квитанция об оплате и пр.).
      7. Хранение Персональных автомобилей вне охраняемой стоянки возможно только в том случае, если он укомплектован спутниковой охранной сигнализацией.
      8. На период отпуска сотрудник или Персональный водитель обязан поставить служебный автомобиль на охраняемую стоянку Обществу.

 

1. 5. Режим использования автомобиля для служебных целей

 

1. 1. 1. Предоставление транспорта в служебных целях осуществляется на основании служебной записки на имя ______________ Общества с указанием цели поездки, маршрута движения и времени подачи.
      2. Служебная записка готовиться сотрудником, которому необходимо транспортное средство для служебных целей и подписывается его руководителем в должности ______________.
      3. Служебная записка предоставляется ______________ Общества не позднее, чем за сутки до планируемой поездки. Сотрудники бухгалтерии и канцелярии обеспечиваются служебным автотранспортом ежедневно без предварительных заявок.
      4. Распределение автотранспорта осуществляется с учетом приоритета занимаемой должности сотрудника, цели поездки и выполняемых задач (шаблон служебной записки прилагается Приложение № 2).
      5. При изменении каких-либо параметров заказа (времени подачи, адреса и т.п.), либо при отмене заказа, необходимо позвонить или отправить сообщение по электронной почте ______________.

 

6. Эксплуатационные нормы

1. 1. Расходы на автотранспорт устанавливаются на основании Норм по обеспечению сотрудников Общества служебными транспортными средствами, а также норм связанных услуг (Приложение 1) и на основании утвержденного Бюджета расходов ООО «Ромашка».
   2. Срок эксплуатации автомобилей устанавливается по нормам, принятым в бухгалтерском учете, либо на срок действия договора лизинга.
   3. Пробег персонального служебного автомобиля и осуществление моек определяется на основании норм по обеспечению материально-технической деятельности Общества (Приложение 1).
   4. Обеспечение автотранспорта горюче-смазочными материалами производится с использованием топливных пластиковых карт, которые выдаются ___________ Общества лицам, непосредственно управляющими автомобилем.
   5. Координацию взаимодействия с топливной компанией, выдачу топливных карт, а также их последующее обслуживание осуществляет ответственный сотрудник ______________ Общества.
   6. Лицо, за которым закреплен автомобиль, при утере или краже топливной карты обязан немедленно сообщить в ______________ Общества о необходимости блокирования топливной карты.
   7. До 5-го числа каждого следующего за отчетным месяцем необходимо предоставлять в транспортный отдел Управления делами отчетные документы по использованию горюче-смазочных материалов, мойке, хранению и стоянке автомобиля (чеки, квитанции, путевой лист) за предыдущий месяц.
   8. Нормы расхода ГСМ устанавливаются Распоряжением ______________ Общества в зависимости от периода эксплуатации (летние нормы с 01 апреля по 31 октября, зимние с 01 ноября по 31 марта) в соответствии с Методическими рекомендациями «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» Министерства транспорта РФ Распоряжение от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р.

       При отсутствии норм расхода в Методических рекомендациях «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» Министерства транспорта РФ Распоряжение от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р, Управление делами руководствуется техническими характеристиками автомобиля по расходу ГСМ.

1. 9. При превышении сотрудником Общества лимита ГСМ, оплата расходов, произведенных сверх лимита, производится путем внесения данным сотрудником в кассу Общества соответствующей суммы в рублях, либо оформлением заявления на имя ______________ Общества с просьбой удержать из заработной платы сотрудника сумму перерасхода.
   10. В случае отказа сотрудника от оплаты расходов сверх лимита по ГСМ, сотрудник лишается права на пользование топливной картой, а взыскание задолженности с сотрудника производится в порядке, установленным действующим законодательством РФ.
   11. Обеспечение служебного автотранспорта автошинами осуществляется Обществом в соответствии с требованиями ПДД, действующих на территории РФ.
   12. Реализация автомобилей осуществляется на основании служебной записки от ______________ на ______________ с обязательным согласованием ______________, ______________, с приложением документа о независимой экспертной оценке и Справки об остаточной стоимости автомобиля.
   13. Регистрационные действия:
       1. Принятие решения о реализации автомобилей производится на основании служебной записки от ______________ на имя ______________ Обществу, с указанием причины реализации.
       2. Постановка на регистрационный учет в ГИБДД служебного транспортного средства производится на основании документов, подтверждающих право пользования, владения и распоряжения транспортным средством (договор купли-продажи, лизинга и т.д.).
       3. Снятие/постановка на регистрационный учет в ГИБДД служебного транспортного средства осуществляется по решению ______________ Общества, действующим на основании доверенности.

 

7. КОНТРОЛЬные процедуры

1. 1. Контроль лимита

Контроль лимита автотранспортных расходов осуществляет ______________ Общества, путем ежемесячного снятия показаний одометров автомобилей, расходов ГСМ и количеству моек. Проверка охраняемых стоянок, используемых для хранения автомобилей Обществу, на предмет их соответствия нормам безопасности, проводится один раз в полгода.

           

1. 2. Бюджетный контроль

Бюджетный контроль и планирование автотранспортных расходов осуществляется на основании ______________ «______________». Объем автотранспортных расходов планируется в бюджете ______________ Общества.

 

           

8. Ответственность за НЕСОБЛЮДЕНИЕ ТРЕБОВАНИЙ настоящеЙ ПОЛИТИКИ

 

1. 1. Ответственность за нарушение требований настоящей Политики несут сотрудники, по вине которых произошло нарушение.
   2. Ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) требований настоящей Политики несут ______________, ______________, ______________ и иные сотрудники структурных подразделений Общества, использующие при исполнении ими своих трудовых функций служебного автотранспорта.
   3. 9.3. Ответственность к нарушителям настоящей Политики применяется по основаниям и в порядке, предусмотренным трудовым законодательством Российской Федерации, Уставом ООО «Ромашка» и трудовыми договорами.

 

9. Нормативные ссылки

1. 1. Внешние нормативные документы

Таблица 1. Внешние нормативные документы

№ п/п	Наименование документа
1	Трудовой Кодекс Российской Федерации
2	Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» Министерства транспорта РФ Распоряжение от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р
3

1. 2. Внутренние нормативные документы

Таблица 2. Внутренние нормативные документы

№ п/п	Номер документа	Наименование документа
1		Бюджет расходов ООО «Ромашка»
2
3

10. Контроль версий документа

Номер версии	Дата создания версии	Должность Ответственного за разработку	ФИО Ответственного за разработку	Краткое описание изменений документа
1

пРИЛОЖЕНИЕ 1. нормы по обеспечению сотрудников Обществу служебными трансортными средствами, а также нормы связанных услуг

 

Категория обслуживания	Марка автомобиля	Класс автомобиля	Лимит стоимости транспортного средства, предоставляемого сотруднику	Режим работы водителей	Кол-во обслуживаю- щих водителей	Нормы ежедневного пробега автотранспорта		Нормы моек автотранспорта
						Рабочая неделя	Ежеднев-ный пробег	с 01.04.09     по 31.10.09	с 01.11.08 по 31.03.09
1-ая категория	Мерседес Бенс, Тойота Лэнд Крузер	Представительский		Посменный		7-ми дневная	Без ограниче-ний	Без ограниче-ний	Без ограниче-ний
2-ая категория	Ауди А8	Представительский		Посменный		7-ми дневная	200	8 раз в месяц	15 раз в месяц
3-ья категория	Фольксваген Пассат	Бизнес		Принцип самостоятельного управления		7-ми дневная	100/будни 50/ выходные и празднич-ные дни	5 раз в месяц	8 раз в месяц
4-ая категория	По заявке	По заявке	-	По заявке		7-ми дневная	100