План проверки состояния бизнес-процессов

Наименование

ОГРН

ИНН

Место размещения

Дата создания

Генеральный директор

Дата назначения

Контакты

Мобильный телефон

Почта

Главный бухгалтер

Дата назначения

Контакты

Мобильный телефон

Почта

Количество сотрудников на момент проведения аудита

Адрес офиса

Краткое описание офиса

Дополнительные площадки:

Дополнительный офис продаж

№ п/п

Наименование нормативного документа

Дата разработки, утверждения

Актуальность

Категории претензий

Лицо, ответственное за регистрацию претензий

Наличие данной обязанности в должностных обязанностях

Учет претензии по количеству тарных мест (при приемке товара)

Порядок регистрации претензий

Срок регистрации претензий

Учет претензии по ассортименту тарных мест (пересортица)

Учет претензии по количеству внутри тарных мест

Учет претензии по качеству вновь приобретенного товара

Учет претензии по качеству эксплуатируемого товара (по гарантийным обязательствам).

Содержание претензий

Лицо, ответственное за полноту и правильность содержания претензии и документов

Наличие данной обязанности в должностных обязанностях

Сроки предъявления претензий

Пакет документов для рассмотрения претензий

Сроки рассмотрения претензий

Порядок рассмотрения претензии

Варианты решений по претензии

Срок предъявления претензий

По количеству тарных мест и ассортименту принимаются Поставщиком в течение 3-х рабочих дней с момента поступления Товара на склад Покупателя

По количеству внутри тарных мест осуществляется на складе Покупателя (Партнера); претензия принимается в течение 10 (десяти) дней с момента фактического получения товара Покупателем

по количеству и ассортименту тарных мест (пересортица) принимаются в течение 3-х рабочих дней с момента поступления Товара на склад Покупателя (партнера)

По качеству вновь приобретенного товара осуществляется на складе Покупателя. Претензии принимаются в течение 10 дней с момента поставки Товара

Документы, необходимые для предъявления претензий

Акт приёмки Товара по количеству с указанием № смены и даты изготовления.

Накладная, подтверждающая факт отгрузки товара.

Фотография этикетки с горизонтальным штрих кодом;

Фотография неукомплектованной коробки.

Гарантийный талон. заполненный в установленной форме (при рассмотрении претензии от конечного Потребителя).

Фотография некачественного товара.

Документы, подтверждающие удовлетворение претензии

Должностное лицо, ответственное за определение полноты и правильности содержания предоставленных документов

Наличие пакеты документов:

• возвратные накладные;

• кассовый расходный ордер;

• расписка покупателя о возвращении денежной суммы и отсутствии претензий по текущему акту;

• акты выполненных монтажных работ (в случае возмещения убытков на монтаж);

• документы, подтверждающие стоимость транспортных расходов (в случае возмещения).

Прием претензий от Партнеров/Потребителей

Срок рассмотрения претензии

Варианты удовлетворения рекламаций по качеству

Анализ причин рекламаций

Отчетность

Зона действия документа

Распространяется:

на договоры с Поставщиками, стоимость которых равна либо превышает 300 000 (триста тысяч) рублей;

на все договоры с Покупателями продукции.

Общая стоимость договора

Общая стоимость складывается из цены всех Приложений (дополнений, спецификаций, счетов-заказов и т.д.) к договору.

Должностные лица, участвующие в проверке

Лица, участвующие в проверке

Ответственный исполнитель – сотрудник, осуществляющий непосредственную работу с Контрагентом;

Руководитель ответственного исполнителя;

Служба безопасности, в лице руководителя;

Юридический отдел, в лице руководителя;

Бухгалтерия, в лице главного бухгалтера;

Генеральный директор;

Лицо, принимающее решение о работе с Контрагентом, по результатам проведенной проверки.

Документы, предоставляемые контрагентом

Копия Устава (с печатью налогового органа на последней странице;

Копия решения/Протокола о создании;

Копия Свидетельства ИНН;

Копия Свидетельства ОГРН;

Копия Протокола/решения о назначении Генерального/Директора;

Копия Свидетельства о праве собственности на здание/помещение, расположенное по юридическому адресу, согласно учредительным документам либо копия договора аренды, (с приложением копии свидетельства о праве собственности);

Все изменения (листы записи + протоколы/решения), вносимые в учредительные документы, если они не отражены в Уставе;

Оригинал доверенности, в случае, если договор подписывает представитель по доверенности;

Банковская карточка с образцами подписей и оттиском печати (копия), либо копия паспорта руководителя/+ копия паспорта представителя по Доверенности;

Выписка из ЕГРЮЛ (электронная форма с сайта ФНС);

Акт сверки с налоговым органом либо справка из налогового органа об отсутствии задолженности перед бюджетом (оригинал) на последний отчетный период;

Список участников Общества;

Копия бухгалтерского баланса с отметкой налогового органа о его принятии, Копия отчета о финансовых результатах, Копия отчета о ДДС;

Справка из банка об открытии счета, указанного в реквизитах Контрагента

Деятельность юридического подразделения при подготовке договора

Юридическое подразделение проверяет:

не представлены ли контрагентом документы для регистрации изменений, вносимых в учредительные документы или сведений, содержащихся в ЕГРЮЛ;

не принято ли опубликованное в Вестнике государственной регистрации решение о ликвидации, о реорганизации, об уменьшении уставного капитала, о приобретении обществом с ограниченной ответственностью 20% уставного капитала другого общества и т. д.;

не принято ли в отношении контрагента решение о предстоящем исключении из ЕГРЮЛ как недействующего предпринимателя;

не входят ли в состав исполнительных органов организации-контрагента дисквалифицированные лица;

не зарегистрирован ли контрагент по адресу "массовой регистрации" и осуществляется ли с ним связь по указанному в ЕГРЮЛ адресу;

отсутствие учредителя или руководителя организации в реестре лиц, отказавшихся от участия (руководства) в организации;

не находится ли потенциальный контрагент на какой-либо стадии банкротства;

не участвует ли потенциальный контрагент в судебных разбирательствах.

Деятельность бухгалтерии при подготовке договора

В течение 3х дней должна провести анализ финансовой устойчивости, долговой нагрузки контрагента и т.д.

Деятельность подразделения безопасности при подготовке договора

Осуществляет проверку контрагента на наличие признаков аффилированности с другими компаниями, на «реальность» существования и деятельности исполнительных органов контрагента (директоров, участников) и др.

Срок проведения проверок

По 3 дня для каждого этапа.

Отвод контрагента

Полномочия и основания для отказа контрагенту в установлении договорных отношений

Согласование

Должностное лицо, подразделение, ответственное за подготовку проекта договора

кто за какие вопросы отвечает при согласовании (правильность реквизитов, расчет стоимости, предоставленные скидки, соответствие бюджетным ассигнованиям и т.д.)

Сроки, в течении которых должно пройти согласование участвующими по-отдельности и в целом весь процесс

В согласовании принимают участие:

ответственный менеджер, его непосредственный руководитель, руководитель подразделения, ответственного за заключение договора;

бухгалтерия, в лице главного бухгалтера;

финансовое управление, в лице финансового директора;

юридический отдел, в лице начальника юридического отдела;

технический директор (при наличии в сделке технических условий, касающихся производственного оборудования);

отдел технологии и качества, в лице главного технолога (при наличии в сделке технологических условий, касающихся сырья для производства продукции);

управление закупок, в лице начальника отдела логистики.

Визирование договора

Сроки, в течении которых должно пройти визирование участвующими по-отдельности и в целом весь процесс

В визировании договора участвуют:

подразделение, ответственное за заключение договора (ответственный менеджер, его непосредственный руководитель, руководитель подразделения);

бухгалтерия, в лице главного бухгалтера;

финансовое управление, в лице финансового директора;

технический директор (при наличии в сделке технических условий, касающихся производственного оборудования);

отдел технологии и качества, в лице главного технолога (при наличии в сделке технологических условий, касающихся сырья для производства продукции);

управление закупок, в лице начальника отдела логистики (при условии нашего участия в перевозке и/или при необходимости таможенного оформления);

юридический отдел, в лице начальника юридического отдела.

Документы, предоставляемые контрагентом

Устав

Свидетельства ИНН/ОГРН

Протокол о подтверждении полномочий единоличного исполнительного органа

Выписка ЕГРЮЛ (электронная форма)

Карточка с реквизитами

Срок рассмотрения Договора

Срок рассмотрения Договора каждым из подразделений не более 3х дней с момента предоставления всех необходимых сопроводительных документов.

Порядок заключения дополнительных соглашений к договору

Кто принимает решение по дополнительным соглашениям

Ограничения по сумма для дополнительных соглашений

Порядок согласования дополнительных соглашений

Полномочия при подписании договоров

Полномочия при подписании договоров (суммы, предметы)

Контроль за исполнением договоров, платежной дисциплиной

Должностное лицо, отвечающее за контроль исполнения договоров, платежной дисциплиной

Порядок передачи полномочий по договору

Хранение договоров

Пролонгация договоров

Порядок пролонгации договоров

Должностные лица, уведомляемые о пролонгации договоров

Порядок регистрации писем, соглашений при пролонгации договоров

Случаи проведения инвентаризации

Основания для проведения инвентаризации

Состав инвентаризационной комиссии

Документы, оформляемые для проведения инвентаризации

Срок проведения инвентаризации

Порядок оформления результатов инвентаризации

План устранения недостатков

Порядок привлечения к ответственности лиц, имеющих отношение к выявленных недостаткам, недостачам

Контрольные процедуры

Закрепление материальной ответственности сотрудников при заключении трудового договора путем подписания соответствующих документов и на основании локального нормативного акта

Наличие согласия сотрудника о материальной ответственности

Лицо, ответственное за мониторинга изменения КиДЗ

Мероприятия, проводимые по предупреждению КиДЗ

Проведение служебных расследований по факту возникновения просроченной ДЗ.

Планирование закупок на период

Ответственные за подготовку и проведение закупок по подразделения и в целом за компанию

Объем документов, необходимых для инициирования закупки

Полномочия должностных лиц по принятию решения по проведению закупки

Порядок и сроки формирования соответствующих документов, места размещения информации о планируемых закупках

Контроль критериев, требований, содержащихся в закупочной документации, фактическим, содержащихся в договорах

Структура отчетности по проведенным закупкам

Ответственность за своевременность и полноту подготовки документов для проведения приобретения товаров, работ и услуг

Полномочия и порядок ведения претензионно-исковой работы

Сроки подготовки соответствующих документов

Наличие шаблонов, подготавливаемых при возникновении соответствующих обстоятельств (заявления, акты и т.д.)

Ответственность за своевременность и полноту подготовки документов в рамках претензионно-исковой работы

Случаи проведения служебного расследования

Состав комиссии при проведении служебного расследования

Документы, оформляемые при проведении служебного расследования

Срок проведения служебного расследования

План устранения недостатков

Порядок привлечения к ответственности лиц, имеющих отношение к выявленных недостаткам, недостачам

Контрольные процедуры.

Порядок и особенности внутриобъектового и пропускного режимов

Специфика использования технических средств обеспечения безопасности

Регулярность проведения контрольных мероприятий по охране объекта

Регулярность проведения контрольных мероприятий по техническому осмотру, модернизации ТС и т.д.;

Должностные лица, ответственные за организацию охраны объекта, использование ТСО

Критерии, обязательные к учеты при выборе охранной организации

Прочие требования, направленные на всестороннее обеспечения безопасности сотрудников компании, его зданий и сооружений, имущества, денежных средств.

Порядок перемещения ТМЦ внутри компании и за ее пределами

Кто имеет право давать разрешение на перемещение ТМЦ

Основания для перемещения ТМЦ

Документальное оформление перемещения ТМЦ

Лица, ответственные за оформление документы по перемещению ТМЦ

Сроки оформления документов по перемещению ТМЦ

Контрольные процедуры

Ответственность за своевременность, полноту и достоверность внесения сведений о перемещении ТМЦ в соответствующее программное обеспечение

Случаи и порядок изучения контрагента

Полномочия по подготовке заявок на изучение контрагентов

Экспресс-оценка риск-факторов

Исключения, при изучении контрагентов

Порядок изучения контрагентов при пролонгации договорных отношений

Полнота отчетной информации

Особенности постановки контрагента на мониторинг изменения существенной информации

Ответственность должностных лиц по передаче сведений о контрагенте при увольнении, переводе и т.д.

Порядок изучения кандидатов

Экспресс-оценка риск-факторов

Исключения, при изучении кандидатов

Особенности постановки кандидатов на мониторинг аффилированности

Подписание соглашения о соблюдении режима коммерческой тайны работником при приеме на работу.

Наличие соглашения о соблюдении режима коммерческой тайны работниками, имеющими к ней доступ.

Место размещения информации о «Горячей линии»

Порядок регистрации сообщений, поступающих на «Горячую линию»

Полномочия структурных подразделений (ИТ, безопасности, контроля и т.д.) при организации «Горячей линии»

Анализ поступивших сообщений

Проведение служебного расследования по сообщениям, поступившим на «Горячую линию», регистрация результатов

Подготовка отчёта по сообщениям, поступившим на «Горячую линию»

Принятие мер по результатам служебного расследования

Главный бухгалтер

Генеральный директор

Генеральный директор

Дата регистрации компании

Юридический адрес

Фактический адрес

ФИО генерального директора (ИНН)

Учредитель (ИНН)

Основные вилы деятельности по ОКВЭД (код, расшифровка)

Сайт

Дата регистрации сайта

Дата проверки

Имеются риски

Средний уровень рисков

Значительные риски

Высокие риски

Критические риски

Дата регистрации компании

Юридический адрес

Фактический адрес

ФИО генерального директора (ИНН)

Учредитель (ИНН)

Основные вилы деятельности по ОКВЭД (код, расшифровка)

Сайт

Дата регистрации сайта

Дата проверки

Имеются риски

Средний уровень рисков

Значительные риски

Высокие риски

Критические риски

Количество сотрудников

Принято в течении 2020 года –

Уволено в течении 2021 года –

Принято в течении 2022 года –

Уволено в течении 2023 года –