Регламент Изучение контрагентов организации - анализ контрагента

← Предыдущая Следующая →
 
Содержание (кликабельно)

1. Общие положения

2. Продолжительность выполнения процесса

3. Описание процесса

3.1. Подготовка карточки контрагента

3.2. Сбор, обработка и анализ информации, подготовка ответа Исполнителю

3.3. Проведение экспресс-анализа риск-факторов по контрагенту

3.4. Дополнительные направления изучения контрагента

4. Направления изучения адреса регистрации и местонахождения контрагента

5. Мониторинг изменения существенной информации о контрагенте

6. Существенная информации о контрагенте

7. Формирование информационного массива «Недобросовестные контрагенты»

7.1. Общие положения

7.2. Основания для внесения контрагента в ИМ

7.3. Актуализация сведений в ИМ

8. Ответственность

9. Приложения

9.1. Приложение № 1. Схема процесса “Изучение контрагента»

9.2. Приложение № 2. Схема процесса “Мониторинг изменения существенной информации о контрагенте»

9.3. Приложение № 3. Форма запроса на изучение контрагента – юридического лица

9.4. Приложение № 4. Форма запроса на изучение контрагента – физического лица

9.5. Приложение № 5. Вариант отчета экпресс-анализа риск-факторов по контрагенту

9.6. Приложение № 6. Вариант отчета по результатам изучения адреса контрагента

9.7. Приложение № 7. Вариант отчета по результатам мониторинга изменения существенной информации о контрагенте

  1. Общие положения

Настоящий регламент устанавливает порядок, сроки и содержание выполнения процесса «Изучение Контрагента».

Все организационные единицы Общества обязаны выполнять процедуры, предусмотренные настоящим Регламентом.

Требования Регламента распространяются на всех контрагентов, с которыми планируется и/или совершаются сделки от имени Общества и/или в интересах Общества.

Контрагенты, являющиеся федеральными или муниципальными организациями, компаниями-монополистами, крупными банками, или аффилированными компаниями, подлежат проверке в соответствии с настоящим Регламентом, по согласованию с руководителем Общества.   

  1. Продолжительность выполнения процесса

Процедура изучения контрагента реализуется в течении 3-х рабочих дней с момента получения Исполнителем карточки контрагента, если иной срок не установлен руководителем Общества.

  1. Описание процесса
    1. Подготовка карточки контрагента

При необходимости изучения контрагента Инициатор оформляет «Карточку контрагента» (Приложение 1-2) и направляет ее _______________ (должность).

______________ (должность) рассматривает заявку на изучение и принимает решение о необходимости осуществления проверки контрагента. При принятии положительного решения о проверке «Карточка контрагента» направляется (пересылается по e-mail) Инициатору.

    1. Сбор, обработка и анализ информации, подготовка ответа Исполнителю

При изучении контрагента, в базе создается новая папка с наименованием контрагента. В данной папке аккумулируются материалы изучения контрагента.

Итоговые информационно-аналитические материалы по результатам изучения контрагента в дальнейшем направляются в электронном виде Инициатору запроса.

    1. Проведение экспресс-анализа риск-факторов по контрагенту

Экспресс-анализ риск-факторов по контрагенту включает в себя оценку основных данных:

  • отчетность;
  • находится в стадии банкротства, ликвидации, реорганизации, либо эти процессы уже закончены;
  • исключение из ЕГРЮЛ;
  • срок деятельности;
  • размер УК;
  • индекс финансового риска;
  • индекс должной осмотрительности;
  • сайт компании;
  • телефоны компании;
  • судебная практика;
  • соответствие предмета договора ОКВЭД организации;
  • соответствие адресов регистрации и местонахождения;
  • отношение к адресам массовой регистрации;
  • аффилированность учредителей, руководителей с ликвидированными компаниями, находящимися в стадии банкротства, ликвидации, реорганизации, а также имеющих признаки фирм-однодневок;
  • аффилированность контрагента с компаниями, объявленными банкротами, ликвидированными, реорганизованными.
    1. Дополнительные направления изучения контрагента

Дополнительно при изучении контрагента анализу подлежат следующие сведения:

  • общие данные: ИНН, ОГРН, дата образования, перерегистрации, юридический, фактический адрес, учредители, генеральный директор;
  • наличие исполнительного производства в отношении руководителей, учредителей контрагента;
  • анализ юридического, фактического адресов (выборочный выезд);
  • выписка из ЕГРЮЛ;
  • анализ бухгалтерской отчетности (при наличии);
  • организационная структура (наличие дочерних компаний и т.д.);
  • задолженность по налогам;
  • наличие признаков «однодневки»;
  • анализ рекламы в СМИ, Интернете;
  • членство организации в СРО;
  • наличие лицензий по видам деятельности (при необходимости);
  • участие в госзакупках;
  • финансово-экономическое состояние (прибыль, средняя численность сотрудников, наличие сведений о компании в реестре недобросовестных поставщиков);
  • возможные риски, рекомендации по сотрудничеству.
  1. Направления изучения адреса регистрации и местонахождения контрагента

Цели изучения адреса регистрации и местонахождения контрагента:

  • подтвердить местонахождение контрагента;
  • подтвердить сведения, указанные о себе контрагентом (телефон, численность сотрудников, наличие производственных площадей, автомашин, оборудования и т.д.);
  • реализация мероприятий по предупреждению невыполнения договорных обязательств контрагентом;
  • реализация требований по должной осмотрительности при работе с контрагентами.

Направления изучения адреса регистрации и местонахождения контрагента:

  • местонахождение;
  • прилегающая территория;
  • внутриобъектовый и пропускной режимы;
  • офис;
  • расположение информации о контрагенте;
  • отзывы о контрагенте.
  1. Мониторинг изменения существенной информации о контрагенте

Мониторинг изменения существенной информации о контрагенте (далее – Мониторинг) осуществляется путем сравнения ключевых параметров текущего состояния контрагента с данными «матрицы», созданной после его изучения.

Постановка на Мониторинг осуществляется по ходатайству Инициатора. Основанием для Мониторинга является существенность договорных отношений, значимость имиджевых, финансовых рисков, остановка производственного процесса.

  1. Существенная информации о контрагенте

К изменению существенной информации о контрагенте относятся изменения:

  • Учредителя;
  • Генерального директора;
  • Юридического и фактического адресов;
  • Основных видов деятельности;
  • Уставного капитала;
  • Закрытие сайта;
  • Задержка сдачи в контрольные органы отчетности, ее отсутствие;
  • Участие в арбитражных судах;
  • Судебное делопроизводство в отношении контрагента, учредителя, генерального директора;
  • Ликвидационная процедура.

При получении в ходе Мониторинга информации об изменениях в деятельности контрагента сотрудник Подразделения безопасности информирует Инициатора и его руководителя для принятия решения по действующему договору.

Информация, полученная в ходе Мониторинга отдельным документов.

  1. Формирование информационного массива «Недобросовестные контрагенты»
    1. Общие положения 

В Обществе формируется информационный массив «Недобросовестные контрагенты» (далее – ИМ).

Целями формирования ИМ являются:

  1. недопущение привлечения к сотрудничеству недобросовестных контрагентов;
  2. предупреждение коррупционных рисков, связанных с аффилированностью контрагента с сотрудниками, руководителями Общества;
  3. исключение перехода рабочей дебиторской задолженности в просроченную;
  4. митигация рисков претензий правоохранительных и налоговых органов.

ИМ хранится на выделенном ресурсе с ограниченными правами доступа и пользования.

Право доступа к ИМ и полномочия по работе со сведениями, хранящимися в нем определяет Руководитель подразделения безопасности Общества.

    1. Основания для внесения контрагента в ИМ

Основаниями для внесения контрагента в ИМ являются:

  1. грубые нарушения при участии в закупочных процедурах, проводимых в Обществе;
  2. претензии к контрагенту по результатам выполнения договорных обязательства, если они нанесли имиджевый, финансовый и прочие виды ущерба;
  3. просроченная дебиторская задолженность;
  4. судебные процессы, инициированные контрагентом в отношении общества по результатам договорных отношений, если им не предшествовали мероприятий по поиску компромиссных вариантов;
  5. деятельность контрагента («черный» пиар, недобросовестная конкуренция, использование в серых схемах и т.д.), приведшая к негативным последствиям для Общества;
  6. прочая информация о контрагенте, предоставленная сотрудником Общества.

Размещение сведений в ИМ о недобросовестном контрагенте осуществляется на основании служебной записки, направленной на имя Руководителя подразделения безопасности с указанием причин внесения.

    1. Актуализация сведений в ИМ

Сведения, хранящиеся в ИМ подлежат ежегодной актуализации на предмет уточнения обоснованности отнесения контрагента категории «Недобросовестных».

Актуализация сведения в ИМ осуществляется в течение 15 рабочих дней после сдачи бухгалтерской отчетности и формирования списка дебиторов.

Обновление сведений может осуществляться в течение года в случае устранения причин внесения контрагента в ИМ (увольнение аффилированного сотрудника, погашение дебиторской задолженности и т.д.).

Исключение контрагента из ИМ осуществляется на основании служебной записки заинтересованного лица с объяснением причин.

Решение об исключении контрагента из ИМ принимает Руководитель подразделения безопасности.

  1. Ответственность 

Ответственность за неисполнение требований настоящего Регламента несут все участвующие в процессе Исполнители в соответствии с ТК. А также руководители структурных подразделений, участвующих в договорных, юридических, финансово-хозяйственных отношениях с контрагентами.

Генеральный директор Общества является единственным лицом, кто имеет право в исключительных случаях и непредвиденных обстоятельствах действовать вразрез с настоящим Регламентом.

 

  1. Приложения
    1. Приложение № 1. процесса “Изучение контрагента»

изучение контрагента схема

    1. Приложение № 2. Схема процесса “Мониторинг изменения существенной информации о контрагенте»

Мониторинг изменения существенной информации о контрагенте

    1. Приложение № 3. Форма запроса на изучение контрагента – юридического лица

Карточка контрагента на изучение юридического лица

Запрашиваемые данные

Данные о контрагенте

Ф.И.О. и должность инициатора информационного задания

 

Предмет договора

 

Полное наименование контрагента**

 

ИНН контрагента*

 

ОГРН контрагента*

 

Полное Ф.И.О. и должность лица, подписывающего договор (паспортные данные, личный ИНН)*

 

Полное Ф.И.О. генерального директора контрагента (паспортные данные, личный ИНН)*

 

Юридический адрес контрагента**:

 

Фактический адрес

 

Телефоны/факс контрагента

 

Предполагаемая сумма договорных отношений*

 

Примечание: * - данные обязательные к заполнению

                       ** - запрос заполняется на одного контрагента

Дата  _____________________

 
    1. >Приложение № 4. Форма запроса на изучение контрагента – физического лица

Карточка контрагента на изучение физического лица – индивидуального предпринимателя

Запрашиваемые данные

Данные о контрагенте

Ф.И.О. и должность инициатора информационного задания

 

Предмет договора

 

Ф.И.О. физического лица (паспортные данные, личный ИНН)*

 

Место работы, должность

 

Предполагаемая сумма договорных отношений*

 

Примечание: * - данные обязательные к заполнению

 

Дата  _____________________

 

    1. Приложение № 5. Вариант отчета экcпресс-анализа риск-факторов по контрагенту

Общая информация: ООО «_____________», ИНН___________________

Дата регистрации компании

 

Юридический адрес

 

Фактический адрес

 

ФИО генерального директора (ИНН)

 

Учредитель (ИНН)

 

Основные вилы деятельности по ОКВЭД (код, расшифровка)

 

Сайт

 

Дата регистрации сайта

 

 

Дата проверки

 

Экспресс-анализ риск-факторов

Критерии

Отношение к критерию (да/нет)

Риски

Отчетность

Сдает за последние 2 года

 

 

Информация отсутствует

 

 

Не сдает отчетность за последние 3 года

 

 

Компания находится в стадии, либо прошла процесс

Ликвидации

 

 

Банкротство

 

 

Реорганизация

 

 

Исключен из ЕГРЮЛ

 

 

 

Срок работы

До 3-х лет

 

 

Более 3-х лет

 

 

Размер УК

10 тыс.руб.

 

 

Более 10 тыс.руб.

 

 

Индекс финансового риска

Отсутствует

 

 

До 40

 

 

От 40 до 60

 

 

Более 60

 

 

Индекс должной осмотрительности

До 40

 

 

От 40 до 60

 

 

Более 60

 

 

Отсутствует

 

 

Сайт компании

Отсутствует

 

 

Сайт-визитка, содержание не информативно

 

 

Зарегистрирован на частное лицо

 

 

Имеется, информация не актуальна

 

 

Имеется, информация актуальна

 

 

Дата создания сайта

Соответствует дате регистрации компании

 

 

Не установлено

 

 

Сайт создан менее чем за 6 мес до заключения договора

 

 

Создан позже регистрации компании

 

 

Информация на сайте компании

Актуальна, соответствует регистрационным данным, выписке из ЕГРЮЛ

 

 

Информация о компании, ее контактах, телефона, адресах отсутствует, не установлена

 

 

Не соответствует регистрационным данным, выписке из ЕГРЮЛ

 

 

Электронная почта сотрудников компании

Корпоративная почта не работает

 

 

Не установлено

 

 

При переписке используется открытая почта

 

 

Корпоративная почта функционирует

 

 

Телефоны компании

Телефоны контрагента отключены или не отвечают

 

 

При регистрации указан мобильный телефон

 

 

Телефоны контрагента имеют отношение к другим компаниям

 

 

Телефоны работают, соответствуют компании

 

 

Судебная практика за последние 2 года

Отрицательная (ответчик)

 

 

В виде истца

 

 

Отсутствует

 

 

Соответствие предмета договора ОКВЭД организации

Соответствует

 

 

Не установлено

 

 

Не соответствует

 

 

Количество сотрудников

До 5-ти

 

 

от 5-ти до 10-ти

 

 

Нет данных

 

 

Более 10

 

 

Соответствие адресов

Юридический (регистрационный) адрес соответствует фактическому

 

 

Не установлено

 

 

Юридический (регистрационный) адрес не соответствует фактическому

 

 

Отношение к адресам массовой регистрации

Юридический адрес не установлен, не существует

 

 

Фактический адрес не установлен, не существует

 

 

Зарегистрирован по адресу массовой регистрации

 

 

Один из адресов - квартира

 

 

Данные по генеральному директору

Являлся учредителем, руководителем ликвидированных компаний

 

 

Учредитель иностранная компания (офшор)

 

 

Является учредителем более чем в 5 компаниях

 

 

Является учредителем менее чем в 5 компаниях

 

 

Не является учредителем, руководителем ликвидированных компаний

 

 

Данные по учредителю

Являлся учредителем, руководителем ликвидированных компаний

 

 

Учредитель иностранная компания (офшор)

 

 

Является учредителем более чем в 5 компаниях

 

 

Является учредителем менее чем в 5 компаниях

 

 

Не является учредителем, руководителем ликвидированных компаний

 

 

Смена руководителя в течении последних 2-х лет

Менее 2-х раз

 

 

Не менялся

 

 

Более 2 раз

 

 

Аффилированность контрагента с компаниями, объявленными банкротами, ликвидированными, реорганизованными

Имеется

 

 

Не имеется

 

 

Уровень рисков

Имеются риски

 

Средний уровень рисков

 

Значительные риски

 

Высокие риски

 

Критические риски

 

Рекомендации:

Указываются краткие рекомендации по работе с контрагентом.

Схема аффилированности

Выписка из ЕГРЮЛ

    1. Приложение № 6. Вариант отчета по результатам изучения адреса контрагента

Общая информация: ООО «_____________», ИНН___________________

Дата регистрации компании

 

Юридический адрес

 

Фактический адрес

 

ФИО генерального директора (ИНН)

 

Учредитель (ИНН)

 

Основные вилы деятельности по ОКВЭД (код, расшифровка)

 

Дата проверки

 

Результаты изучения адреса

Основные показатели

да/нет

Местонахождение

 

отдельное здание

 

бизнес-центр

 

помещение органов власти

 

административное здание

 

квартира

 

 Прилегающая территория

Собственная территория

имеется

 

не имеется

 

Ограждение

имеется

 

не имеется

 

Шлагбаум

имеется

 

не имеется

 

Автостоянка

отсутствует

 

отдельная для организации

 

общедоступная парковка

 

Пропускной режим

имеется

 

не имеется

 

Наружное видеонаблюдение

имеется

 

не имеется

 

Внутри-       объектовый режим

Охрана

отсутствует

 

ЧОП

 

администратор

 

Пропускной режим

осуществляется

 

не осуществляется

 

Внутреннее видеонаблюдение

имеется

 

не имеется

 

СКУД

имеется

 

не имеется

 

Внутренний телефон

имеется

 

не имеется

 

Офис

Количество сотрудников

до 5

 

до 10

 

более 10

 

Оргтехника

имеется

 

не имеется

 

Городской телефон

имеется

 

не имеется

 

Деловая активность

рабочая

 

не рабочая

 

Расположение информации

На прилегающей территории

имеется

 

не имеется

 

На фасаде здания

имеется

 

не имеется

 

На Recepcion

имеется

 

не имеется

 

Отзывы

Работников компании

положительные

 

отрицательные

 

отсутствуют

 

Сотрудников охраны

положительные

 

отрицательные

 

отсутствуют

 

Соарендаторов

положительные

 

отрицательные

 

отсутствуют

 

    1. Приложение № 7. Вариант отчета по результатам мониторинга изменения существенной информации о контрагенте

 

Общая информация: ООО «_____________», ИНН___________________

Дата регистрации компании

 

Юридический адрес

 

Фактический адрес

 

ФИО генерального директора (ИНН)

 

Учредитель (ИНН)

 

Основные вилы деятельности по ОКВЭД (код, расшифровка)

 

Дата проверки

 

Результаты мониторинга

Критерии

Отношение к критерию (да/нет)

Уровень риска

Риски

Государственные контракты

Поставщик в гос.контракте

 

 

 

Победитель в контракте

 

 

Объявлена гос.закупка

 

 

Рассмотрение заявки в контракте

 

 

Допущен к участию в контракте

 

 

Не допущен к участию в контракте

 

 

 

Арбитражные процессы

Ответчик по арбитражному процессу

 

 

 

Третье лицо (банкротство)

 

 

Ответчик или должник (банкротство)

 

 

Третье лицо

 

 

Истец по арбитражному делу

 

 

 

Существенные факты

Проведение совета директоров

 

 

 

Сведения, оказывающие, по мнению эмитента, существенное влияние на стоимость его эмиссионных ценных бумаг

 

 

Решения совета директоров (наблюдательного совета)

 

 

Раскрытие эмитентом ежеквартального отчета

 

 

 

Внесение в ЕГРЮЛ сведений о представлении заявления лицом, чьи права и законные интересы затрагиваются в связи с исключением недействующего юридического лица из ЕГРЮЛ

 

 

 

Раскрытие списка аффилированных лиц

 

 

 

Сообщения о банкротствах

Определение о введении наблюдения

 

 

 

Пересмотр, признание/не признание сделки должника недействительной

 

 

Отчет оценщика об оценке имущества должника

 

 

О торгах

 

 

Сведения о результатах инвентаризации имущества должника

 

 

Сообщение о результатах проведения комитета кредиторов

 

 

Проведение собрания кредиторов

 

 

Акт о взыскании с арбитражного управляющего убытков
в связи с неисполнением или ненадлежащим исполнением обязанностей

 

 

Уведомление о получении требования кредитора

 

 

Принято решение о признании должника банкротом и открытии конкурсного производства

 

 

 

Статус компании

Действующая

 

 

 

Мониторинг изменений ИДО

Изменен Индекс должной осмотрительности. Индекс снижен.

 

 

 

Изменен Индекс должной осмотрительности. Индекс повышен.

 

 

 

Квартальные отчеты ФСФР

Сдан

 

 

 

Компания включена в реестр юридических лиц, не предоставляющих налоговую отчетность более года

 

 

 

Не сдан

 

 

 

Регистрация ФНС

Зарегистрирован в качестве страхователя в территориальном органе Пенсионного фонда

 

 

 

Внесение в ЕГРЮЛ сведений о регистрации юридического лица в качестве страхователя в исполнительном органе ФСС

 

 

 

Внесение изменений в сведения, включенные в ЕГРЮЛ на основании представленных юридическим лицом документов, в связи с ошибками, допущенными регистрирующим органом

 

 

 

Заявление о внесении в Единый государственный реестр юридических лиц изменений в сведения о юридическом лице, не связанных с внесением изменений в учредительные документы

 

 

 

Внесение изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в ЕГРЮЛ, связанных с внесением изменений в учредительные документы, на основании заявления

 

 

 

Внесение в ЕГРЮЛ сведений о принятом решении о предстоящем исключении недействующего юридического лица из ЕГРЮЛ

 

 

 

Внесение в ЕГРЮЛ сведений об учете юридического лица в налоговом органе

 

 

 

Совладельцы (учредители), руководители

Сведения о новом руководителе

 

 

 

Сведения о новом совладельце (физическом лице)

 

 

 

Залоги

Прекращение залога

 

 

 

Исполнительные производства

Исполнительное производство в виде наложения штрафа

 

 

 

Штрафы ГИБДД

 

 

 

Рекомендации:

Указываются краткие рекомендации по работе с контрагентом.

Автор: Хобта И. В.

Вам нужны услуги независимого ревизора? Наша компания Revision окажет полный список ревизионных услуг - инвентарный учет, инвентаризация ТМЦ, проведение независимой ревизии, внедрение ревизионного отдела на предприятии и проведение курсов повышения квалификации ревизора. Записывайтесь!

Рекомендуем к прочтению:
Должностные обязанности сотрудников Департамента безопасности ООО «Ромашка»
Комментарии

Комментариев пока нет


заказать услугу ревизора
Оставьте заявку
и мы Вам перезвоним в удобное для Вас время
это поле обязательно для заполнения
E-mail:*
это поле обязательно для заполнения
Телефон:*
это поле обязательно для заполнения
Галочка*
Спасибо! Форма отправлена
заказать услуги независимого ревизора
Оставьте заявку
и мы Вам перезвоним в удобное для Вас время
это поле обязательно для заполнения
E-mail:*
это поле обязательно для заполнения
Телефон:*
это поле обязательно для заполнения
Галочка*
Спасибо! Форма отправлена