2. Продолжительность выполнения процесса
3.1. Подготовка карточки контрагента
3.2. Сбор, обработка и анализ информации, подготовка ответа Исполнителю
3.3. Проведение экспресс-анализа риск-факторов по контрагенту
3.4. Дополнительные направления изучения контрагента
4. Направления изучения адреса регистрации и местонахождения контрагента
5. Мониторинг изменения существенной информации о контрагенте
6. Существенная информации о контрагенте
7. Формирование информационного массива «Недобросовестные контрагенты»
7.2. Основания для внесения контрагента в ИМ
7.3. Актуализация сведений в ИМ
9.1. Приложение № 1. Схема процесса “Изучение контрагента»
9.2. Приложение № 2. Схема процесса “Мониторинг изменения существенной информации о контрагенте»
9.3. Приложение № 3. Форма запроса на изучение контрагента – юридического лица
9.4. Приложение № 4. Форма запроса на изучение контрагента – физического лица
9.5. Приложение № 5. Вариант отчета экпресс-анализа риск-факторов по контрагенту
9.6. Приложение № 6. Вариант отчета по результатам изучения адреса контрагента
Настоящий регламент устанавливает порядок, сроки и содержание выполнения процесса «Изучение Контрагента».
Все организационные единицы Общества обязаны выполнять процедуры, предусмотренные настоящим Регламентом.
Требования Регламента распространяются на всех контрагентов, с которыми планируется и/или совершаются сделки от имени Общества и/или в интересах Общества.
Контрагенты, являющиеся федеральными или муниципальными организациями, компаниями-монополистами, крупными банками, или аффилированными компаниями, подлежат проверке в соответствии с настоящим Регламентом, по согласованию с руководителем Общества.
Процедура изучения контрагента реализуется в течении 3-х рабочих дней с момента получения Исполнителем карточки контрагента, если иной срок не установлен руководителем Общества.
При необходимости изучения контрагента Инициатор оформляет «Карточку контрагента» (Приложение 1-2) и направляет ее _______________ (должность).
______________ (должность) рассматривает заявку на изучение и принимает решение о необходимости осуществления проверки контрагента. При принятии положительного решения о проверке «Карточка контрагента» направляется (пересылается по e-mail) Инициатору.
При изучении контрагента, в базе создается новая папка с наименованием контрагента. В данной папке аккумулируются материалы изучения контрагента.
Итоговые информационно-аналитические материалы по результатам изучения контрагента в дальнейшем направляются в электронном виде Инициатору запроса.
Экспресс-анализ риск-факторов по контрагенту включает в себя оценку основных данных:
Дополнительно при изучении контрагента анализу подлежат следующие сведения:
Цели изучения адреса регистрации и местонахождения контрагента:
Направления изучения адреса регистрации и местонахождения контрагента:
Мониторинг изменения существенной информации о контрагенте (далее – Мониторинг) осуществляется путем сравнения ключевых параметров текущего состояния контрагента с данными «матрицы», созданной после его изучения.
Постановка на Мониторинг осуществляется по ходатайству Инициатора. Основанием для Мониторинга является существенность договорных отношений, значимость имиджевых, финансовых рисков, остановка производственного процесса.
К изменению существенной информации о контрагенте относятся изменения:
При получении в ходе Мониторинга информации об изменениях в деятельности контрагента сотрудник Подразделения безопасности информирует Инициатора и его руководителя для принятия решения по действующему договору.
Информация, полученная в ходе Мониторинга отдельным документов.
В Обществе формируется информационный массив «Недобросовестные контрагенты» (далее – ИМ).
Целями формирования ИМ являются:
ИМ хранится на выделенном ресурсе с ограниченными правами доступа и пользования.
Право доступа к ИМ и полномочия по работе со сведениями, хранящимися в нем определяет Руководитель подразделения безопасности Общества.
Основаниями для внесения контрагента в ИМ являются:
Размещение сведений в ИМ о недобросовестном контрагенте осуществляется на основании служебной записки, направленной на имя Руководителя подразделения безопасности с указанием причин внесения.
Сведения, хранящиеся в ИМ подлежат ежегодной актуализации на предмет уточнения обоснованности отнесения контрагента категории «Недобросовестных».
Актуализация сведения в ИМ осуществляется в течение 15 рабочих дней после сдачи бухгалтерской отчетности и формирования списка дебиторов.
Обновление сведений может осуществляться в течение года в случае устранения причин внесения контрагента в ИМ (увольнение аффилированного сотрудника, погашение дебиторской задолженности и т.д.).
Исключение контрагента из ИМ осуществляется на основании служебной записки заинтересованного лица с объяснением причин.
Решение об исключении контрагента из ИМ принимает Руководитель подразделения безопасности.
Ответственность за неисполнение требований настоящего Регламента несут все участвующие в процессе Исполнители в соответствии с ТК. А также руководители структурных подразделений, участвующих в договорных, юридических, финансово-хозяйственных отношениях с контрагентами.
Генеральный директор Общества является единственным лицом, кто имеет право в исключительных случаях и непредвиденных обстоятельствах действовать вразрез с настоящим Регламентом.
Карточка контрагента на изучение юридического лица
Запрашиваемые данные |
Данные о контрагенте |
Ф.И.О. и должность инициатора информационного задания |
|
Предмет договора |
|
Полное наименование контрагента** |
|
ИНН контрагента* |
|
ОГРН контрагента* |
|
Полное Ф.И.О. и должность лица, подписывающего договор (паспортные данные, личный ИНН)* |
|
Полное Ф.И.О. генерального директора контрагента (паспортные данные, личный ИНН)* |
|
Юридический адрес контрагента**: |
|
Фактический адрес |
|
Телефоны/факс контрагента |
|
Предполагаемая сумма договорных отношений* |
|
Примечание: * - данные обязательные к заполнению
** - запрос заполняется на одного контрагента
Дата _____________________
Карточка контрагента на изучение физического лица – индивидуального предпринимателя
Запрашиваемые данные |
Данные о контрагенте |
Ф.И.О. и должность инициатора информационного задания |
|
Предмет договора |
|
Ф.И.О. физического лица (паспортные данные, личный ИНН)* |
|
Место работы, должность |
|
Предполагаемая сумма договорных отношений* |
Примечание: * - данные обязательные к заполнению
Дата _____________________
Общая информация: ООО «_____________», ИНН___________________
Дата регистрации компании |
|
|
Юридический адрес |
|
|
Фактический адрес |
|
|
ФИО генерального директора (ИНН) |
|
|
Учредитель (ИНН) |
|
|
Основные вилы деятельности по ОКВЭД (код, расшифровка) |
|
|
Сайт |
|
|
Дата регистрации сайта |
|
|
Дата проверки |
|
Экспресс-анализ риск-факторов
Критерии |
Отношение к критерию (да/нет) |
Риски |
|
Отчетность |
Сдает за последние 2 года |
|
|
Информация отсутствует |
|
|
|
Не сдает отчетность за последние 3 года |
|
|
|
Компания находится в стадии, либо прошла процесс |
Ликвидации |
|
|
Банкротство |
|
|
|
Реорганизация |
|
|
|
Исключен из ЕГРЮЛ |
|
|
|
Срок работы |
До 3-х лет |
|
|
Более 3-х лет |
|
|
|
Размер УК |
10 тыс.руб. |
|
|
Более 10 тыс.руб. |
|
|
|
Индекс финансового риска |
Отсутствует |
|
|
До 40 |
|
|
|
От 40 до 60 |
|
|
|
Более 60 |
|
|
|
Индекс должной осмотрительности |
До 40 |
|
|
От 40 до 60 |
|
|
|
Более 60 |
|
|
|
Отсутствует |
|
|
|
Сайт компании |
Отсутствует |
|
|
Сайт-визитка, содержание не информативно |
|
|
|
Зарегистрирован на частное лицо |
|
|
|
Имеется, информация не актуальна |
|
|
|
Имеется, информация актуальна |
|
|
|
Дата создания сайта |
Соответствует дате регистрации компании |
|
|
Не установлено |
|
|
|
Сайт создан менее чем за 6 мес до заключения договора |
|
|
|
Создан позже регистрации компании |
|
|
|
Информация на сайте компании |
Актуальна, соответствует регистрационным данным, выписке из ЕГРЮЛ |
|
|
Информация о компании, ее контактах, телефона, адресах отсутствует, не установлена |
|
|
|
Не соответствует регистрационным данным, выписке из ЕГРЮЛ |
|
|
|
Электронная почта сотрудников компании |
Корпоративная почта не работает |
|
|
Не установлено |
|
|
|
При переписке используется открытая почта |
|
|
|
Корпоративная почта функционирует |
|
|
|
Телефоны компании |
Телефоны контрагента отключены или не отвечают |
|
|
При регистрации указан мобильный телефон |
|
|
|
Телефоны контрагента имеют отношение к другим компаниям |
|
|
|
Телефоны работают, соответствуют компании |
|
|
|
Судебная практика за последние 2 года |
Отрицательная (ответчик) |
|
|
В виде истца |
|
|
|
Отсутствует |
|
|
|
Соответствие предмета договора ОКВЭД организации |
Соответствует |
|
|
Не установлено |
|
|
|
Не соответствует |
|
|
|
Количество сотрудников |
До 5-ти |
|
|
от 5-ти до 10-ти |
|
|
|
Нет данных |
|
|
|
Более 10 |
|
|
|
Соответствие адресов |
Юридический (регистрационный) адрес соответствует фактическому |
|
|
Не установлено |
|
|
|
Юридический (регистрационный) адрес не соответствует фактическому |
|
|
|
Отношение к адресам массовой регистрации |
Юридический адрес не установлен, не существует |
|
|
Фактический адрес не установлен, не существует |
|
|
|
Зарегистрирован по адресу массовой регистрации |
|
|
|
Один из адресов - квартира |
|
|
|
Данные по генеральному директору |
Являлся учредителем, руководителем ликвидированных компаний |
|
|
Учредитель иностранная компания (офшор) |
|
|
|
Является учредителем более чем в 5 компаниях |
|
|
|
Является учредителем менее чем в 5 компаниях |
|
|
|
Не является учредителем, руководителем ликвидированных компаний |
|
|
|
Данные по учредителю |
Являлся учредителем, руководителем ликвидированных компаний |
|
|
Учредитель иностранная компания (офшор) |
|
|
|
Является учредителем более чем в 5 компаниях |
|
|
|
Является учредителем менее чем в 5 компаниях |
|
|
|
Не является учредителем, руководителем ликвидированных компаний |
|
|
|
Смена руководителя в течении последних 2-х лет |
Менее 2-х раз |
|
|
Не менялся |
|
|
|
Более 2 раз |
|
|
|
Аффилированность контрагента с компаниями, объявленными банкротами, ликвидированными, реорганизованными |
Имеется |
|
|
Не имеется |
|
|
Уровень рисков
Имеются риски |
|
Средний уровень рисков |
|
Значительные риски |
|
Высокие риски |
|
Критические риски |
Рекомендации:
Указываются краткие рекомендации по работе с контрагентом.
Схема аффилированности
Выписка из ЕГРЮЛ
Общая информация: ООО «_____________», ИНН___________________
Дата регистрации компании |
|
Юридический адрес |
|
Фактический адрес |
|
ФИО генерального директора (ИНН) |
|
Учредитель (ИНН) |
|
Основные вилы деятельности по ОКВЭД (код, расшифровка) |
|
Дата проверки |
|
Результаты изучения адреса
Основные показатели |
да/нет |
||
Местонахождение |
|
отдельное здание |
|
бизнес-центр |
|
||
помещение органов власти |
|
||
административное здание |
|
||
квартира |
|
||
Прилегающая территория |
Собственная территория |
имеется |
|
не имеется |
|
||
Ограждение |
имеется |
|
|
не имеется |
|
||
Шлагбаум |
имеется |
|
|
не имеется |
|
||
Автостоянка |
отсутствует |
|
|
отдельная для организации |
|
||
общедоступная парковка |
|
||
Пропускной режим |
имеется |
|
|
не имеется |
|
||
Наружное видеонаблюдение |
имеется |
|
|
не имеется |
|
||
Внутри- объектовый режим |
Охрана |
отсутствует |
|
ЧОП |
|
||
администратор |
|
||
Пропускной режим |
осуществляется |
|
|
не осуществляется |
|
||
Внутреннее видеонаблюдение |
имеется |
|
|
не имеется |
|
||
СКУД |
имеется |
|
|
не имеется |
|
||
Внутренний телефон |
имеется |
|
|
не имеется |
|
||
Офис |
Количество сотрудников |
до 5 |
|
до 10 |
|
||
более 10 |
|
||
Оргтехника |
имеется |
|
|
не имеется |
|
||
Городской телефон |
имеется |
|
|
не имеется |
|
||
Деловая активность |
рабочая |
|
|
не рабочая |
|
||
Расположение информации |
На прилегающей территории |
имеется |
|
не имеется |
|
||
На фасаде здания |
имеется |
|
|
не имеется |
|
||
На Recepcion |
имеется |
|
|
не имеется |
|
||
Отзывы |
Работников компании |
положительные |
|
отрицательные |
|
||
отсутствуют |
|
||
Сотрудников охраны |
положительные |
|
|
отрицательные |
|
||
отсутствуют |
|
||
Соарендаторов |
положительные |
|
|
отрицательные |
|
||
отсутствуют |
|
Общая информация: ООО «_____________», ИНН___________________
Дата регистрации компании |
|
Юридический адрес |
|
Фактический адрес |
|
ФИО генерального директора (ИНН) |
|
Учредитель (ИНН) |
|
Основные вилы деятельности по ОКВЭД (код, расшифровка) |
|
Дата проверки |
|
Результаты мониторинга
Критерии |
Отношение к критерию (да/нет) |
Уровень риска |
Риски |
|
Государственные контракты |
Поставщик в гос.контракте |
|
|
|
Победитель в контракте |
|
|
||
Объявлена гос.закупка |
|
|
||
Рассмотрение заявки в контракте |
|
|
||
Допущен к участию в контракте |
|
|
||
Не допущен к участию в контракте |
|
|
||
Арбитражные процессы |
Ответчик по арбитражному процессу |
|
|
|
Третье лицо (банкротство) |
|
|
||
Ответчик или должник (банкротство) |
|
|
||
Третье лицо |
|
|
||
Истец по арбитражному делу |
|
|
||
Существенные факты |
Проведение совета директоров |
|
|
|
Сведения, оказывающие, по мнению эмитента, существенное влияние на стоимость его эмиссионных ценных бумаг |
|
|
||
Решения совета директоров (наблюдательного совета) |
|
|
||
Раскрытие эмитентом ежеквартального отчета |
|
|
||
Внесение в ЕГРЮЛ сведений о представлении заявления лицом, чьи права и законные интересы затрагиваются в связи с исключением недействующего юридического лица из ЕГРЮЛ |
|
|
||
Раскрытие списка аффилированных лиц |
|
|
||
Сообщения о банкротствах |
Определение о введении наблюдения |
|
|
|
Пересмотр, признание/не признание сделки должника недействительной |
|
|
||
Отчет оценщика об оценке имущества должника |
|
|
||
О торгах |
|
|
||
Сведения о результатах инвентаризации имущества должника |
|
|
||
Сообщение о результатах проведения комитета кредиторов |
|
|
||
Проведение собрания кредиторов |
|
|
||
Акт о взыскании с арбитражного управляющего убытков |
|
|
||
Уведомление о получении требования кредитора |
|
|
||
Принято решение о признании должника банкротом и открытии конкурсного производства |
|
|
||
Статус компании |
Действующая |
|
|
|
Мониторинг изменений ИДО |
Изменен Индекс должной осмотрительности. Индекс снижен. |
|
|
|
Изменен Индекс должной осмотрительности. Индекс повышен. |
|
|
||
Квартальные отчеты ФСФР |
Сдан |
|
|
|
Компания включена в реестр юридических лиц, не предоставляющих налоговую отчетность более года |
|
|
||
Не сдан |
|
|
||
Регистрация ФНС |
Зарегистрирован в качестве страхователя в территориальном органе Пенсионного фонда |
|
|
|
Внесение в ЕГРЮЛ сведений о регистрации юридического лица в качестве страхователя в исполнительном органе ФСС |
|
|
||
Внесение изменений в сведения, включенные в ЕГРЮЛ на основании представленных юридическим лицом документов, в связи с ошибками, допущенными регистрирующим органом |
|
|
||
Заявление о внесении в Единый государственный реестр юридических лиц изменений в сведения о юридическом лице, не связанных с внесением изменений в учредительные документы |
|
|
||
Внесение изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в ЕГРЮЛ, связанных с внесением изменений в учредительные документы, на основании заявления |
|
|
||
Внесение в ЕГРЮЛ сведений о принятом решении о предстоящем исключении недействующего юридического лица из ЕГРЮЛ |
|
|
||
Внесение в ЕГРЮЛ сведений об учете юридического лица в налоговом органе |
|
|
||
Совладельцы (учредители), руководители |
Сведения о новом руководителе |
|
|
|
Сведения о новом совладельце (физическом лице) |
|
|
||
Залоги |
Прекращение залога |
|
|
|
Исполнительные производства |
Исполнительное производство в виде наложения штрафа |
|
|
|
Штрафы ГИБДД |
|
|
Рекомендации:
Указываются краткие рекомендации по работе с контрагентом.
Автор: Хобта И. В.
Вам нужны услуги независимого ревизора? Наша компания Revision окажет полный список ревизионных услуг - инвентарный учет, инвентаризация ТМЦ, проведение независимой ревизии, внедрение ревизионного отдела на предприятии и проведение курсов повышения квалификации ревизора. Записывайтесь!
Комментариев пока нет