Проверка финансово-хозяйственной деятельности - инструкция по организации и проведению

Содержание

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1 Информация о документе

2 Правовая основа и цели документа

3 Статус и предмет регулирования документа

4 Действие документа по кругу лиц

5 Определения

II. ПРОВЕДЕНИЕ ПРОВЕРКИ

6 Определение объектов проверки, планирование проверки

7 Подготовка к проверке финансово-хозяйственной деятельности

8 Взаимодействие с субъектом проверки

9 Оформление результатов проверки

10 Последующий контроль

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Приложение 4

Приложение 5

Приложение 6

Приложение 7

Приложение 8

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Информация о документе

Тип документа:	Внутренний нормативный документ
Максимальная периодичность пересмотра:	3 года	Минимальная периодичность пересмотра:	1 год
Доступ:	Все сотрудники Общества

2. Правовая основа и цели документа

Инструкция о порядке проведения проверок финансово-хозяйственной деятельности (далее по тексту – Инструкция) разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Уставом ООО «_________» (далее по тексту – Общество) в целях обеспечения эффективного проведения проверок финансово-хозяйственной деятельности, выполняемых силами Общества.

3. Статус и предмет регулирования документа

Инструкция является внутренними нормативными документом Общества и устанавливает основания, порядок планирования, проведения и оформления результатов проверок финансово-хозяйственной деятельности, а также способы и формы контроля устранения нарушений и недостатков, выявленных в ходе проверки.

4. Действие документа по кругу лиц

Настоящий документ обязаны знать и использовать в работе все должностные лица Общества, вовлеченные в процесс проведения проверок.

5. Определения

Термин	Определение термина
Группа проверки (Участники проверки)	Работники Общества и/или привлеченные сторонние специалисты, участвующие в Проверке
Инициатор проверки	Уполномоченное должностное лицо Общества или партнера Общества, выступающего заказчиком проверки
Инструкция	Инструкция о порядке проведения проверок финансово-хозяйственной деятельности
Куратор проверки	Уполномоченное лицо, назначенное ответственным за организацию взаимодействия Группы проверки с Субъектом проверки
Общество	Общество с ограниченной ответственностью «__________»
Объект проверки	Бизнес-процесс или деятельность Субъекта проверки как совокупность бизнес-процессов, подлежащая оценке
План устранений нарушений (далее – ПУН)	Документ, содержащий перечень мероприятий, разрабатываемых по результатам проведения проверки и направленных на минимизацию рисков и устранение недостатков и нарушений, выявленных участниками проверки, с четко определенными ответственными исполнителями и сроками реализации каждого мероприятия.
Проверка (проверка ФХД)	Способ контроля, в процессе которого устанавливаются законность и достоверность совершаемых или совершенных хозяйственных и финансовых операций по одному или нескольким взаимосвязанным направлениям финансово-хозяйственной деятельности субъекта предпринимательской деятельности.
Руководитель проверки	Лицо, назначенное Инициатором проверки ответственным за организацию и администрирование проверки
Руководитель группы	Работник Общества ответственный за проведение и результаты проверки со стороны ООО «_____». Руководитель группы назначается приказом Генеральный директора Общества о проведении проверки
Руководитель субъекта проверки	Лицо, выполняющее функции руководителя субъекта проверки в силу занимаемой должности
Субъект проверки (Субъект)	Компания, или структурное подразделение компании, подлежащее проверке
Уведомление о проведении проверки (Уведомление)	Письменное поручение Инициатора проверки на проведение конкретной проверки. Уведомление может предусматривать выполнение в ходе проверки нескольких задач

II. ПРОВЕДЕНИЕ ПРОВЕРКИ

6. Определение объектов проверки, планирование проверки
   1. В данном разделе определяются основные мероприятия, проводимые Обществом совместно с Инициатором проверки для определения объемов работ, формирования плана проверки (далее – План).
   2. О принятом решении о проведении Проверки и о привлечении работников Общества к данной Проверке, Инициатор проверки письменно уведомляет Генерального директора Общества (Приложение 1 к настоящей Инструкции).
   3. Уведомление о проведении проверки должно содержать следующую информацию, необходимую для корректной оценки объема работ и составления Плана проверки:

• информация о Субъекте проверки: наименование компании (с указанием доли владения) или наименование структурного подразделения компании, с указанием сферы деятельности Субъекта;
• контактная информация Субъекта проверки;
• Инициатор проверки;
• цель проведения Проверки;
• задачи (вопросы), подлежащие рассмотрению в ходе проведения Проверки;
• проверяемый период;
• срок проведения Проверки;
• ФИО Руководителя проверки;
• количество привлекаемых к Проверке работников Общества;
• иную существенную информацию, включая особенности деятельности Субъекта проверки, описание имеющихся ограничений в проведении Проверки и т.д.
  4. Генеральный директор Общества на основании полученного Уведомления издает Приказ о проведении Проверки (Приложение 2 к настоящей Инструкции). Приказ должен содержать следующую информацию:

• номер и дата Уведомления, на основании которого формируется Проверка;
• наименование Субъекта и Объекта проверки;
• ФИО Руководителя группы;
• поименный список Участников проверки;
• срок проведения Проверки;
• место проведения Проверки (офис Субъекта проверки),
• указание на необходимость организации командировки, иное при необходимости).
  5. Копии Приказа и Уведомления о проведении проверки передается Руководителю группы. Сканированная копия Приказа о проведении проверки направляется Руководителю проверки по электронной почте.
  6. В целях подтверждения полномочий Участников проверки на проведение Проверки, Руководитель проверки организует оформление доверенности(ей) либо иного документа, подтверждающего полномочия Группы проверки.
  7. Доверенность оформляется на всех Участников проверки, указанных в Приказе о проведении Проверки.
  8. Доверенность (или документ ее заменяющий) передается Руководителю группы до начала осуществления Проверки.
  9. На стадии разработки Плана проверки Руководителем проверки должно быть организовано предварительное совещание для детального обсуждения целей Проверки, ее особенностей, сроков, проекта Плана проверки и других аспектов. Результаты совещания должны быть документально зафиксированы в Протоколе рабочего совещания (Приложение 3) и направлены всем участникам совещания и Генеральному директору Общества. Протокол рабочего совещания составляет главный специалист __________________ Общества, ответственный за делопроизводство.
  10. На основании Уведомления о проведении Проверки Руководитель группы в течение 3 рабочих дней разрабатывает проект План проверки, по форме, представленной в Приложении 4 к настоящей Инструкции. Руководитель группы распределяет задачи по Проверке среди Участников  проверки, и отражает данное распределение в Плане проверки.
  11. План проверки должен содержать следующую информацию:

• ФИО и контакты Руководителя группы;
• ФИО и контакты участников проверки с указанием закрепленных за каждым разделом Проверки и сроков исполнения;
• цель и задачи Проверки;
• проверяемый период;
• границы Проверки (перечень вопросов, подлежащих проверке и анализу, включая, при необходимости, вопросы, касающиеся Субъекта проверки);
• даты начала и окончания Проверки;
• порядок и сроки предоставления промежуточных отчетов о статусе проведения Проверки и предварительных результатах Проверки (Приложение 5);
• срок представления отчёта по результатам Проверки.
  12. Подписанный Руководителем группы План проверки направляется на согласование и утверждение Руководителю проверки. В случае наличия комментариев и/или замечаний к Плану проверки, Руководитель проверки направляет их в письменном виде на имя Руководителя группы. На основании полученных комментариев и/или замечаний, Руководитель группы формирует уточненный план, который в том же порядке согласуется с Руководителем проверки. План должен быть согласован и утвержден не менее чем за 3 рабочих дня по начала Проверки.

7. Подготовка к проверке финансово-хозяйственной деятельности
   1. Подготовка к Проверке осуществляется после согласования с Руководителем проверки Плана, но не позднее, чем за 5 рабочих дней до даты начала Проверки.
   2. Участники Проверки подготавливают и направляют Руководителю группы запросы на предоставление информации, необходимой для выполнения закрепленного за ними раздела Проверки (далее – Запросы).
   3. Руководитель группы консолидирует Запросы и подготавливает проект информационного письма о проведении Проверки. Консолидированный запрос (Приложение 6) и проект информационного письма (Приложение 7) Руководитель группы направляет на имя Руководителя проверки.
   4. Руководитель проверки в срок не менее чем за 3 дня до начала Проверки, направляет консолидированный запрос и информационное письмо Руководителю субъекта проверки, копии указанных документов направляются Руководителю группы. Руководитель проверки запрашивает письменное подтверждение Руководителя субъекта проверки о получении Информационного письма и сразу по получении данное подтверждение направляет его на имя Руководителя группы.
   5. В запросах, помимо прочего, может быть указан перечень вопросов организационно-технического характера, решение которых необходимо для осуществления Проверки.
8. Взаимодействие с субъектом проверки
   1. Административное взаимодействие участников группы проверки с Субъектом проверки обеспечивает Куратор проверки. Куратор проверки обеспечивает Участников проверки условиями, достаточными для осуществления всех контрольно-ревизионных мероприятий, включая (но не ограничиваясь):

• доступ Участников проверки к документации, иным сведениям, необходимым для выполнения мероприятий по Плану проверки, включая доступ на объекты проверяемой компании;
• право Участников проверки на получение заверенных ответственным сотрудником Субъекта проверки копий необходимых документов;
• правом Участников проверки на проведение опросов сотрудников и руководящего состава проверяемой компании или подразделения с целью получения письменных пояснений по вопросам, закрепленных Планом проверки;
• рабочим местом, доступом в проверяемую компанию или подразделение, с возможностью вноса и выноса портативных компьютеров и иных запоминающих устройств;
• местной стационарной связью, доступом в Интернет, подключением к правовым базам («Гарант», «Консультант Плюс»), при наличии технической возможности;
• средствами печати и копировальным аппаратом;
• доступ к электронным бухгалтерским базам данных в режиме просмотра.
  2. Доступ Участников проверки к необходимым материалам осуществляется посредством направления дополнительных запросов.
  3. Передача дополнительных запросов осуществляется Руководителем группы либо Участниками проверки самостоятельно с обязательным уведомлением Руководителя проверки.
  4. Запрос передается:

• непосредственному исполнителю;
• Куратору проверки, если непосредственный исполнитель запроса не определен или не получен ответ на ранее направленный запрос от непосредственного исполнителя.
  5. Если ответ получен по электронной почте, Участник проверки, которому направлен ответ на запрос, отправляет копию ответа Руководителю группы и Руководителю проверки. Если ответ предоставляется в ином виде (на бумажных или прочих носителях), Участник проверки, которому предоставлен ответ на запрос, информирует о получении ответа (и его содержании) по электронной почте Руководителя группы и Руководителя проверки. В случае необходимости копии полученных материалов могут быть переданы Руководителю группы и Руководителю проверки.
  6. Ответы на запросы являются рабочими материалами Группы проверки.
  7. В случае отказа работников Субъекта проверки представить документы по запросам, либо в случае возникновения иных препятствий, не позволяющих проводить Проверку, Руководитель группы уведомляет об этих фактах Руководителя проверки и Инициатора проверки.
  8. В случае невозможности разрешения ситуации Руководителем проверки может быть принято решение о прекращении проверки. В случае принятия такого решения, Руководитель проверки составляет Акт с отражением всех фактов, препятствующих проведению Проверки, который подписывается Участниками проверки и передается на рассмотрение Руководителю субъекта проверки.
  9. Все материалы, полученные в ходе Проверки, являются конфиденциальными и не подлежат передаче третьим лицам.

9. Оформление результатов проверки
   1. Участники проверки документируют все процедуры, проведенные в ходе Проверки в форме рабочих документов. К рабочим документам, помимо прочего, относятся: опросные листы и протоколы интервью ответственных исполнителей Субъекта проверки, результаты произведенных встречных проверок, акты осмотра, обмера, пересчета, заключения специалистов и экспертов, объяснения должностных и материально-ответственных лиц и другие документы, имеющиеся у Субъекта, подтверждающие результаты проведенных контрольно-ревизионных проверок.
   2. На основе оформленных рабочих документов формируется выводы по каждому разделу Плана проверки. Затем выводы консолидируются в Отчете по результатам проведенной Проверки. Ответственным за формирование Отчета по результатам Проверки (в соответствии с разделами Плана проверки, закрепленными за Участниками проверки, является Руководитель группы.
   3. Требования к формированию Отчета по результатам Проверки, структуре его аналитической и технической частей и т.д. указаны в Приложении 8 к настоящей Инструкции. Настоящие требования являются обязательными для исполнения всеми участниками Проверки, а также Руководителем проверки.
   4. После формирования проекта Отчета по результатам Проверки, Руководитель группы направляет его Руководителю проверки для предварительно ознакомления. Срок рассмотрения Руководителем проверки проекта Отчета по результатам Проверки – не более 5 рабочих дней.
   5. В случае возникновения у Руководителя проверки замечаний по составу, структуре и/или содержанию проекта Отчета по результатам Проверки, Руководитель проверки сообщает об этом Руководителю группы в письменном виде. Замечания должны быть устранены Руководителем группы в течение 5 рабочих дней после их получения.
   6. При необходимости проведения дополнительных контрольно-ревизионных мероприятий, не включенных в первоначальный план Проверки, проведение таких мероприятий, а также сроки их проведения должны быть письменно согласованы с Инициатором проверки.
   7. После устранения всех замечаний к проекту Отчета по результатам Проверки, Руководитель группы формирует финальную версию Отчета по результатам Проверки, которую направляет Руководителю проверки, с обязательным уведомлением Генеральный директора Общества.
   8. Руководитель группы и Участники проверки несут ответственность за состав и содержание финальной версии Отчета по результатам Проверки в рамках информации, сведений и формулировок, содержащихся в финальной версии Отчета. Любые корректировки и доработки в финальную версию Отчета, внесенные работниками КВК, не входят в зону ответственности Общества.
10. Последующий контроль
    1. Общество осуществляет последующий контроль выполнения мероприятий и рекомендаций, разработанных по результатам Проверки при наличии данного раздела в Плане проверки или письменного поручения Руководителя проверки.
    2. План устранения нарушений (далее - ПУН), подготовленный на основании Отчета о результатах Проверки согласовывается с Руководителем группы проверки с Руководителем проверки и утверждается Руководителем субъекта проверки. В ПУН отражаются мероприятия по устранению выявленных в ходе Проверки нарушений и недостатков, подлежащих устранению, согласно предоставленных рекомендаций Группы проверки.
    3. Группа проверки осуществляет контроль за ходом реализации ПУН по результатам Проверки в установленные Планом проверки сроки, или в иные сроки, установленные Руководителем проверки.
    4. В случае невыполнения или неполного выполнения проверенным Субъектом проверки отдельных мероприятий, Группа проверки выясняет причины невыполнения и направляет руководству Субъекта проверки и лицу, инициировавшему проведение Проверки, предложения о необходимости принятия дополнительных мер по устранению выявленных нарушений.
    5. Оценка результатов мероприятий, принятых и реализованных Субъектом проверки в соответствии с Планом устранения нарушений, может иметь качественные характеристики или же выражаться в количественных показателях эффективности деятельности Субъекта проверки.
    6. Результаты устранения нарушений заключаются в повышении эффективности использования ресурсов, оптимизации финансово-хозяйственной деятельности Субъектов проверки, совершенствовании системы внутреннего контроля и управления. При наличии количественных показателей и их стоимостной оценки определяется «экономический эффект» проведенной Проверки.
    7. По итогам отчетов по реализации мероприятий ПУН Группой проверки формируется отчет о результатах мероприятий по устранению нарушений, на основании которого формируются показатели эффективности деятельности Субъекта проверки, а в случае необходимости выносится предложение проведения повторной Проверки.

Приложение 1

(обязательное)

Уведомление о проведении проверки

Генеральный директору ООО «______________»

____________ (Ф.И.О.)

Уважаемый ______________________!

Прошу Вас в рамках договора возмездного оказания услуг № ___ от ___.__.20__ г. направить работников ООО «_________»д ля участия в проведение проверки НАИМЕНОВАНИЕ ПРОВЕРКИ.

Детали предстоящей проверки следующие:

Субъект проверки
Контактная информация субъекта, ФИО Куратора проверки
Цель проведения проверки
Основные задачи, подлежащие рассмотрению
Проверяемый период
Сроки проведения проверки
ФИО и контакты Руководителя проверки
Количество сотрудников Общества, планируемых к привлечению
Прочая информация

В целях повышения эффективности планирования проверки, прошу обеспечить участие работников Общества в рабочем совещании ОБОЗНАЧИТЬ ДАТУ, МЕСТО И ВРЕМЯ РАБОЧЕГО СОВЕЩАНИЯ.

С уважением,

Наименование должности _____________________ (ФИО ИНИЦИАТОРА ПРОВЕРКИ)

ДАТА.

Приложение 2 

(обязательное)

Приказ о проведении проверки

ПРИКАЗ

___.___.20__       № _______

О проведении проверки НАИМЕНОВАНИЕ ПРОВЕРКИ 

На основании Уведомления от __.__.20 __ г. и в соответствии с договором возмездного оказания услуг № ___ от ___.__.20__ г.  

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Директору Департамента по контрольно-ревизионной работе ____________ (Ф.И.О.) организовать в период с ____ по ______ проведения проверки (УКАЗАТЬ ДЕТАЛИ ПРОВЕРКИ В СООТВЕТСТВИИ С УВЕДОМЛЕНИЕМ).

2. Для проведения проверки сформировать Группу проверки в составе:

1. ________________ (Ф.И.О. полностью) – руководитель Группы проверки;
2. ________________ (Ф.И.О. полностью);
3. ________________ (Ф.И.О. полностью);
4. И т.д.

2. Проведение проверки осуществить по месту нахождения Субъекта проверки по адресу: __________________ .

3. Главному специалисту _____________ ________ (Ф.И.О,) организовать приобретение билетов и бронирование номеров в гостинице для участников проверки в соответствии с Регламентом по планированию, финансированию и контролю командировочных расходов в ООО «__________». /ПО НЕОБХОДИМОСТИ/

4. Руководителю по работе с персоналом _____ (Ф.И.О.) оформить командировочные удостоверения, служебные задания на участников проверки. /ПО НЕОБХОДИМОСТИ/

5. Главному бухгалтеру _____ (Ф.И.О.) оплатить необходимые расходы по командированию участников проверки в соответствии с Регламентом по планированию, финансированию и контролю командировочных расходов в ООО «__________». /ПО НЕОБХОДИМОСТИ/

6.Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор          _______ (Ф.И.О.)

Приложение 3 

(обязательное)

Образец протокола рабочего совещания

Наименование Субъекта проверки	Участники
Наименование Объекта проверки	Дата заполнения документа:
	Подготовил

№ п/п	Вопрос	Принятое решение	Ответственный	Срок
Наименование темы обсуждения
1
2

Подписи:

Приложение 4 

(обязательное)

План проведения проверки (название субъекта проверки) за ____ (проверяемый период)

№ п/п	Раздел проверки	Вопросы и аспекты, подлежащие проверке	Ответственный участник группы проверки	Срок проведения	Документы, необходимые для проведения проверки
…	…		…		…

Должность руководителя проверки
	подпись	ФИО

 

 Приложение 5

(обязательное)

Отчет о статусе проведения проверки

№ п/п	Раздел проверки	Вопросы и аспекты, подлежащие проверке	Ответственный участник группы проверки	Срок проведения согласно Плану	Статус проведения	Комментарии
…	…		…		…

 

 Приложение 6

(обязательное)

 

Запрос о предоставлении документов

 

 

КОМУ ______________

Запрос № __ от _______

Уважаемый (ая) ________________________!

В рамках текущей проверки НАИМЕНОВАНИЕ ОБЪЕКТА ПРОВЕРКИ, просим Вас предоставить следующие документы:

1. …
2. …
3.  

Одновременно с этим, просим Вас организовать доступ к ПЕРЕЧИСЛИТЬ НЕОБХОДИМЫЕ УЧЕТНЫЕ СИСТЕМЫ, БАЗЫ ДАННЫХ, ПРОГРАММЫ И Т.Д. с персональных компьютеров аудиторов.

Благодарим за содействие!

Руководитель группы проверки

ФИО РУКОВОДИТЕЛЯ ГРУППЫ

.