Автоматизированная система фрод-менеджмента (АСФМ) - как действует Автоматизированная система предупреждения мошенничества

Основные понятия

ФРОД – несанкционированные действия или неправомочное пользование ресурсами, услугами

МОШЕННИЧЕСТВО – хищение чужого имущества или приобретение права на чужое имущество путем обмана или злоупотребления доверием

МЕНЕДЖМЕНТ - управление, текущее и перспективное планирование, прогнозирование

ФРОД-МЕНЕДЖМЕНТ – процесс предупреждения несанкционированных действий, выявление признаков фрода, а также блокирование операций, бизнес-процессов при их обнаружении

ФРОД-МЕНЕДЖЕР – сотрудник, участвующий в процессе (владелец процесса) предупреждения и выявления фактов фрода

ФРОДСТЕР – сотрудник, осуществляющий (подготавливающий) несанкционированные (мошеннические) действия, способные нанести ущерб финансовым, экономическим и другим интересам компании

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА ФРОД-МЕНЕДЖМЕНТА (далее - АСФМ) – система предупреждения возникновения фактов фрода на основе формализованных признаков, анализа информационных массивов и совершаемых транзакций

Задачи АСФМ

Причины рисков фрода

Задачи АСФМ

Контроль • Превышение полномочий должностными лицами, действующими по доверенности • Превышение полномочий руководителем компании Полномочия • Наличие возможности «обхода» действующих регламентов и процедур, в связи с их неэффективностью • Существенное влияния «административного ресурса» в принятии решений Прозрачность • Отсутствие у руководства действенных механизмов мониторинга бизнес-процессов (платежи, закупки, динамика дебиторской задолженности).

Контроль •Обеспечить автоматизированный контроль реализации бизнес-процессов • Осуществить оценку эффективности управленческих решений, бизнес-процессов • Установить ответственных за принятие решений, их реализацию Полномочия • Обеспечить автоматизированный контроль реализации полномочий, предоставленных сотруднику • Фиксировать в системе действия работников и принимаемые ими решения Прозрачность • Обеспечить «прозрачность» процедур на всех этапах реализации • Снизить негативное влияние «административного ресурса» на принятие управленческого решения Мониторинг • Обеспечить руководство эффективным механизмом мониторинга реализации бизнес- процессов.

Информационные массивы, функционирующие в компании

Практика показывает, что не во всех компаниях имеются указанные информационные массивы, а имеющие в открытом доступе ресурсы не используются. Информационные массивы разрознены, обработка содержащихся в них сведений затруднена. В компаниях не осуществляется интеллектуальный анализ информации, данных. Закупки База контраге нтов Исполне ние обязате льств Взаимодейс твующие организаци и

Интеграция информационных массивов в АСФМ

Внедрение АСФМ позволит осуществить интеграцию информационных ресурсов для автоматической обработки и анализа большого массива данных.

Информационные блоки АСФМ

Движение информации

Движения данных осуществляется от минимального к максимальному или снизу вверх. Индикаторы фрода начинают работать на уровень +1 от источника поступающих данных, что обеспечивает более комплексный подход и возможность горизонтального сравнения показателей. На каждом новом уровне формируется аналитическая и статистическая отчетность.

Внедрение автоматизированной системы контроля рисков фрода позволит сосредоточиться на предупреждении их возникновения, а также контролировать эффективность закупочной деятельности, вести мониторинг изменения дебиторской задолженности и своевременность исполнения обязательств по договорам, контрактам.

Вариант графического расположения модулей

Интеграция информации при подготовке отчета (вариант)

Получатель данных	закупки	Бухгалтерия	Контрагенты (КА)	Аналитический блок
Источник данных
План закупок
Инициатор закупки	отчета по инициатору (кол-во, сумма)
Месяц закупки	-отчет о выполнении плана закупок (срок, сумма, инициатор)
Предмет закупки	отчет о предмете закупки (соответствует/нет)	отчет предмет оплаты (соответствует предмету закупки/нет)
Сумма (План)	отчет о выполнении плана закупок (экономия, перерасход)
Действующий договор	отчет о количестве договоров, доп. соглашений, сумме, предмете	отчет об авансовых платежах
Закупки
Место размещения данных				-отчет о размещении (кол-во, сумм, %)
Способ закупки				-отчет (кол-во, сумм, %)
Итоговая стоимость				отчет (кол-во предложений, стоимость, цена победителя: средняя, минимальная, иная) -отчет по экономии
Поступившие предложения			-данные для изучения КА -отчет изучено/отклонено (кол-во КА, основания)	отчет по КА не согласованных ПБ, получивших отрицательное заключение, имеющих действующую дебиторскую задолженность

На основе отчетов формируется дашборд руководителя для отражения данных, их изменения в режиме он-лайн.

Предупреждение фактов фрода (вариант)

Комбинированный способ – фрод-менеджер самостоятельно блокирует дальнейшую операцию (вплоть до приостановления платежа) на основе выявленных программой признаков («красных флагов»)

Закупки - Контрагенты - Договора- Полномочия - Платежи

Комбинированный способ – фрод-менеджер самостоятельно блокирует дальнейшую операцию (вплоть до приостановления платежа) на основе выявленных программой признаков («красных флагов»)

Пример

Закупка	Контрагенты	Действия АСФМ, фрод-менеджера
От 5 контрагентов поступили заявки на участие в конкурсе	Результаты изучения: -3 контрагента имеют признаки финансовой несостоятельности, высокие риски невыполнения обязательств - 1 контрагент не отвечает требованиям технического задания -положительную оценку получил 1 контрагент	АСФМ: -блокирование процесса закупки, заключения договора -направление фрод-менеджеру уведомления о красном флаге для принятия решения Фрод-менеджер -Уведомляет инициатора закупки о ее несостоятельности

Выводы

1 Автоматизированная система фрод-менеджмента позволит в режиме реального времени:

- Отслеживать динамику экономических показателей, платежей, результатов закупочных процедур, исполнение договорных обязательств;

- Существенно повысить качество и своевременность принятия управленческих решений;

- Усилить контроль бизнес-процессов.

2. Автоматизация договорной работы, закупочной деятельности устранит ряд существенных рисков, повысит экономическую эффективность ведения бизнеса, снизит влияние человеческого фактора

3. Сложность в разработке и внедрении АСФМ заключается в отсутствии аналогичных программных продуктах

 

Приложения

Приложение 1. Принципы построения АСФМ

Основными принципами построения АСФМ являются:

•Распределенность. В каждом заинтересованном структурном подразделении Компании развертывается индивидуальное место (ИМ), индивидуальный узел (ИУ) АСФМ;

•Локальная самостоятельность. Каждый узел АСФМ функционирует как полноценная самостоятельная система и предусматривает: управление системой, ввод, вывод, хранение и анализ данных осуществляются локально, независимо от других узлов;

•Информационное единство. Каждый узел АСФМ является частью общего информационного пространства Компании: руководство Компании имеет возможность выполнять анализ данных по любому структурному подразделению или всем структурным подразделениям в совокупности.

Приложение 2. Преимущества АСФМ

К преимуществу самостоятельного построения АСФМ относятся:

• способность к неограниченному масштабированию;
• относительно равномерное распределение объемов хранимой и обрабатываемой информации между узлами, отсутствие необходимости в наличии центрального узла;
• простота модификации системы за счет изменения количества узлов и правил доступа между ними;
• самостоятельность функционирования позволяет с учетом незначительных доработок имеющихся в компании ERP-систем в области выгрузки информации объединить массивы и осуществлять их анализ;
• нетребовательность к оборудованию, относительно невысокие эксплуатационные расходы.

Технологической основой для построения распределенной системы должен являться механизм межсерверного взаимодействия, позволяющий реализовать поиск по информационным массивам, подключенным к неограниченному множеству независимых территориально удаленных сетевых узлов («гиперглобальный» поиск).

Приложение 3. Зоны рисков, охватываемые АСФМ

Закупочные процедуры	Заключение договоров	Прочие риск-факторы
«Обход» действующих закупочных процедур	Превышение полномочий при подписании контрактов	Искусственное наращивание дебиторской задолженности
Искусственное создание неликвидов (напр. закупка невостребованных товаров)	Включение в контракт заведомо невыгодных условий (доставка, пени, обслуживание)	Задвоение оплат поставщику по договору
Закупки через фирмы- «прокладки»	Заключение контрактов с неблагонадежными партнерами	Оплата за несуществующие товары, работы или услуги
Закупки по завышенным ценам, неотражение скидок	Несоответствие предмета тендера условиям договора	Аффиллированность должностных лиц с поставщиком
Бесконтрольное заключение дополнительных соглашений	Создание искусственной безальтернативной закупки	Списание ликвидных активов

Результат: существенное снижение уровня рисков в унифицированных бизнес-процессах после интеграции автоматизированной системы контроля рисков фрода

Приложение 4. Предупреждение возникновения дебиторской задолженности

Система фрод-менеджмента позволит в автоматическом режиме реагировать на возникновение признаков фрода, а также на соблюдение сотрудниками сроков при выполнении регламентных процедур.

 

Закупочные процедуры			Договорные отношения
Участвуют	Что делают (готовят)	Признаки фрода	Участвуют	Что делают (готовят)	Признаки фрода
Инициатор закупки	Техническое задание Закупочную документацию	Принятие решение о закупке больше не в компетенции соответствующего руководителя •Частота приобретения аналогичной продукции •Недостаточное обоснования проведения безальтернативной закупки •Участие фирм –однодневок •Завышение стоимости услуг •Закупка различных услуг у одной компании •Выполнение работ, услуг контрагентом, не относящихся к его основной деятельности	Инициатор закупки	Готовят и подписывают договор	Наличие дополнительных соглашений к договору •Увольнение сотрудника, без передачи ответственности по курируемому им договору •Несвоевременное предоставление отчетной документации •Отсутствие информации о выполнении контрагентом договорных обязательств
Управление закупок	Реализует процедуры закупки		Бухгалтерия	Производит оплату Принимает отчетные документы
Подразделение безопасности	Проводит изучение участников		Подразделение безопасности	Проводит мониторинг текущего состояния контрагента Реагирует на признаки фрода с использованием СФМ

Приложение 5. Вариант графического расположения модулей

Автор: Хобта И.В.

Если вам необходимы специалиста, которые помогут решить проблемы с фродом, то обращайтесь к нам в Revision!